Sua organização tem documentos demais, custos de armazenagem e pouca aplicação para isso tudo?

Precisa definir quais papeis deve guardar (e por quanto tempo) e o que já pode ser descartado?

A Gestão de Documentos é o conjunto de processos que garante produção arquivamento e uso adequado de documentos, arquivos e registros. Assim, gerenciar documentos é otimizar a busca por dados, de forma a torná-la mais fácil, organizada e segura.

Num processo bem estruturado, é possível garantir que todas as informações necessárias para o seu negócio sejam rapidamente acessadas.

O processo de gestão arquivística é composto pelas seguintes etapas: o diagnóstico; identificação; classificação; avaliação; descrição; preservação; conservação; e a difusão.

A Gestão Documental parte da estruturação de uma Tabela de Temporalidade, para definir os prazos de guarda de cada tipo de documento, passando por uma classificação da documentação existente, frente a tipos, prazos e graus de sigilo e tipos de arquivo (centrais, correntes, temporários ou permanentes).

Além disso, um processo eficiente permite, além de uma melhoria na qualidade do acesso e guarda de documentação, uma redução significativa do volume de recursos envolvidos com o gerenciamento desses arquivos e registros.

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