Como saber qual é o tamanho ideal da minha equipe?

É realmente necessário contratar novos empregados?

A revisão, informatização e automação dos processos poderiam aumentar a produtividade da equipe?

Com o crescimento de uma organização, sua estrutura, seus processos e suas equipes frequentemente se desenvolvem de maneira orgânica e pouco planejada. A distribuição das atividades e a composição das equipes passam, assim, a refletir decisões tomadas para atender a necessidades específicas de cada momento.

Como resultado, o tamanho das equipes nem sempre corresponde ao volume, à complexidade e às características atuais do trabalho. Além disso, podem permanecer atividades manuais, repetitivas ou controles que poderiam ser simplificados, informatizados ou automatizados.

Por isso, o dimensionamento da força de trabalho não deve começar pela definição do número de pessoas. Antes, é necessário compreender como o trabalho é realizado, mapear os fluxos, identificar gargalos e avaliar quais atividades podem ser eliminadas, simplificadas, informatizadas ou automatizadas.

A metodologia da eKeep é desenvolvida em quatro etapas:

1. Mapeamento dos processos e fluxos de trabalho, com identificação das atividades, responsabilidades, volumes de demanda, tempos de execução e gargalos;
2. Redesenho e otimização dos fluxos, eliminando redundâncias, retrabalho, controles desnecessários e etapas que não agregam valor;
3. Informatização e automação das atividades aplicáveis, reduzindo tarefas manuais e aumentando a produtividade, a segurança e a rastreabilidade dos processos;
4. Dimensionamento da força de trabalho, considerando somente as atividades que, após a otimização dos fluxos, continuam dependendo da atuação das equipes.

Ao final, a organização recebe os fluxos de trabalho revisados, as soluções de informatização e automação definidas e implementadas conforme o escopo do projeto e o dimensionamento da equipe necessária para executar as atividades remanescentes.

A metodologia também permite identificar déficits ou excedentes de pessoal, oportunidades de redistribuição das equipes, competências profissionais necessárias e eventual necessidade de rever a Estrutura Administrativa.

Assim, o dimensionamento deixa de reproduzir as ineficiências existentes e passa a indicar a equipe adequada para operar processos mais simples, produtivos e orientados a resultados.

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